Digitalisierung verändert Geschäftsreisen | Foto: pixabay.com

Wie die Digitalisierung Geschäftsreisen verändert

Die Digitalisierung sorgt im B2B-Bereich für eine enorme Beschleunigung der Reisewelt, Reisen werden online gebucht, in ein paar Stunden lassen sich in Paris oder Prag Business Meetings organisieren und dank dem Smartphone ist das Hotel für den Geschäftstermin auch bereits gebucht – alles meist nur einen Klick entfernt. Diese Beschleunigung stellt auch die Tourismusbranche vor enorme Herausforderungen. Geschäftsreisende sind heute mit Smartphones und anderen Gadgets ausgestattet und können Ihre Reise unabhängig von Ort und Zeit planen. Dadurch ergeben sich ganz neue Möglichkeiten für Navigation und Kommunikation – Themen, denen Veranstalter von Geschäftsreisen mehr und mehr Beachtung schenken müssen.

Geschäftsreisen werden online gebucht

Seit etwa acht Jahren verzeichnet der Tourismus weltweit ein überdurchschnittliches Wachstum, so wurden im Jahr 2017 insgesamt 1,32 Milliarden Ankünfte gezählt und in diesem Jahr ist deren Zahl sogar noch weiter gestiegen – um mehr als 30 Prozent laut Jahresbericht der Weltorganisation für Tourismus (UNWTO).

Die digitale Vernetzung ermöglicht es Reiseanbietern heute, ihre Preisbildung flexibler zu gestalten. Mit der Folge, dass die Planung von Dienstreisen komplizierter geworden ist und Unternehmen vor neue Herausforderungen stellt. Früher setzten gerade größere Unternehmen noch auf feste Vertragsvereinbarungen mit Hotels oder Hotelketten um möglichst große Planbarkeit zu haben. Mittlerweile geht der Trend allerdings zu einer flexibleren Planung, die nicht selten auch „Last Minute“ erfolgt. Darüber hinaus weisen immer mehr Unternehmer ihre Mitarbeiter an, selbstständig bei Online-Portalen zu buchen. Diese Portale haben sich eine Zeit lang mit Bestpreisklauseln niedrige Preise sichern können, mussten diese aus kartellrechtlichen Gründen jedoch wieder streichen. Dadurch haben die Hotels wieder an Einfluss gewinnen können. Einer Studie von Mydealz.de zufolge bieten sie heute in 70 Prozent der Fälle auf ihren eigenen Websites bessere Konditionen an als über Portale wie HRS oder Booking.com & Co. erhältlich wären. Ein Preisvergleich lohnt also.

Online-Buchungen sind verbindlich – Expertin Elisabeth Unger, TEST Berlin

Aber Achtung: Bei Hotelbuchungen gilt in der Regel kein Widerrufsrecht. In der Regel kann ein Kunde bei Internetgeschäften innerhalb von 14 Tagen von einem Kauf zurücktreten. Doch diese Möglichkeit besteht nicht, wenn ein Zimmer online gebucht wird.

„Eine Hotelbuchung ist ein Beherbergungsvertrag“, sagt Elisabeth Unger, die Geschäftsführerin der Event-Service-Agentur TEST Berlin. „Online-Buchungen sind daher verbindlich.“ Rechtlich sei es unerheblich, ob die Unterkunft online oder klassisch im Reisebüro gebucht wurde, sagt die Expertin. Wer kündigt, muss deshalb in den meistens Fällen Stornogebühren zahlen. Es sei denn, im Vertrag sind ausdrücklich Ausnahmeregelungen vorgesehen. Bei vielen Anbietern ist zum Beispiel die Kündigung bis zu einem Stichtag vor der Abreise kostenlos möglich. Unger von TEST Berlin empfiehlt: Sollte ein Kunde die Frist einmal verschwitzt haben, so hat er die Möglichkeit beim Hotel anrufen und freundlich um Kulanz bitten.

Die Zukunft der Geschäftsreise

Bei all den Angeboten, die miteinander konkurrieren und sich fortlaufend verändern, ist es mit herkömmlichen Methoden schwierig, das Reisebudget unter Kontrolle zu halten. Auch hier gewinnen digitale Technologien immer mehr an Bedeutung. Ohne Smartphone, Cloud und Künstliche Intelligenz ist die effektive Planung und Umsetzung von Geschäftsreisen heutzutage kaum noch möglich. So erfolgt die Reisekostenabrechnung heute immer häufiger über Apps und Cloud-Anwendungen, die zeit- und raumunabhängig aufgerufen werden können und alle Informationen übersichtlich speichern.

Dass Smart Devices eine immer wichtigere Rolle für Geschäftsreisen spielen, geht auch aus einer Studie hervor, die das Fraunhofer-Institut für Materialfluss und Logistik im Auftrag des Verbands Deutsches Reisemanagement e.V. erstellt hat. Die Forscher gehen davon aus, dass Geschäftsreisende spätestens ab dem Jahr 2025 mithilfe digitaler Technologien kontinuierlich und in Echtzeit Informationen zu ihrer Reise abrufen können. Daraus sollen dann ganz neue Möglichkeiten der strategischen Optimierung des Travel Managements entstehen. Die Studie betont, dass dies vor allem für die Frage der Sicherheit zentral sein wird.

Das Smartphone macht die Abrechnung

In Zukunft werden Business-Reisende ganz selbstverständlich automatisierte Prozesse zur Buchung und Abrechnung ihrer Geschäftsreisen verwenden. Daraus werden wiederum neue Geschäftsmodelle für entsprechende Dienstleister entstehen, zum Beispiel für innovative Bezahlmodelle. Moderne Video-Konferenz-Systeme werden es außerdem möglich machen, Meetings durchzuführen und dabei weitestgehend unabhängig vom momentanen Aufenthaltsort der Teilnehmer zu sein. Auch im Bereich der individuellen Mobilitätslösungen dürfte es viel Bewegung geben.

In Zukunft werden digitale Technologien eine beinahe lückenlose Echtzeitbetreuung ermöglichen. Experten gehen davon aus, dass Künstliche Intelligenz in Zukunft viel stärker eingesetzt werden wird. Lernfähige Systeme werden Parameter und Muster in den Reisedaten erkennen können. Für den einzelnen Reisenden bedeutet das: Wenn er mehrfach ein bestimmtes Ziel ansteuert, muss er sich vor Ort nicht mehr umständlich durch lange Listen von Hotels suchen. Stattdessen schlägt ihm die KI gleich nach der Landung auf dem Flughafen sein Lieblingshotel in der Stadt vor.

Die Nachhaltigkeit nicht vergessen

Ein Thema, das mehr und mehr in den Vordergrund rückt ist Nachhaltigkeit. Muss es wirklich immer das Flugzeug sein? Wie lässt sich die Geschäftsreise umweltfreundlicher und dennoch effizient gestalten. Laut einer aktuellen Studie des Deutschen ReiseVerbandes legen viele Geschäftsreisende heute Wert auf Nachhaltigkeit. 68 Prozent der Befragten gaben an, nach Möglichkeit mehrere Termine miteinander zu verbinden und 53 Prozent bevorzugen den Zug vor dem Flugzeug. Beim Hotel legen hingegen nur 31 Prozent Wert auf Umweltfreundlichkeit. Die Umfrage ergab auch, dass das Bewusstsein für Nachhaltigkeit bei den Arbeitnehmern stärker ausgeprägt ist als bei den Unternehmensleitungen. Während 81 Prozent der Studienteilnehmer angaben, dass Ihnen Umweltfreundlichkeit auf ihren Business-Trips wichtig sei, achten aber nur 47 Prozent der Unternehmen bereits bei der Planung darauf.

Die digitalen Zukunftstechnologien und der Wunsch der Kunden nach umweltfreundlichen Mobilitätslösungen sind die aktuell größten Herausforderungen im Bereich Geschäftsreisen. Um diesen Entwicklungen wirksam zu begegnen, müssen bisherige Vorgehensweisen hinterfragt und gegebenenfalls optimiert werden. (red)

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