Steigerung der Wirtschaftlichkeit in einem Unternehmen | Foto: Pixabay

Steigerung der Wirtschaftlichkeit in einem Unternehmen

Die Gewährleistung einer funktionierenden Telekommunikation ist für Unternehmen von hoher Bedeutung. Wie Studien nahelegen, ist der telefonische Kontakt trotz Verbreitung moderner Kommunikationsmittel noch immer das wichtigste Instrument für Kunden- und Geschäftskontakte. Daher stellt sich die Frage, wie sich die Aufgabe der telefonischen Erreichbarkeit wirtschaftlich umsetzen lässt. Auch in Anbetracht der Büroflächenknappheit in Verbindung mit steigenden Mietpreisen sowie wachsender Konkurrenz sind Unternehmen auf kostengünstige Lösungen angewiesen.

Büroflächen: Konkurrenzkampf in den Metropolen

Angesichts zunehmender Konkurrenz in vielen Branchen wächst die Nachfrage nach Gewerbe- und Büroflächen beständig. Dies resultiert nicht nur in Knappheit sondern auch in steigenden Preisen. Insbesondere Metropolregionen sind von starkem Wettbewerb um die Büroflächen geprägt. Der umsatzstärkste Markt in der Bürovermietung befindet sich in Berlin. Dort finden sich zudem Lagen, die fast das Preisniveau Münchens erreichen. Auch in anderen Metropolregionen nimmt der Flächenumsatz beständig zu, so hat er in Hamburg das höchste Niveau seit 2007 erreicht. Auch die Finanzmetropole Frankfurt am Main macht keine Ausnahme und zeigt weiterhin einen starken Zuwachs der Flächenumsätze. Eine große Dynamik zeigt auch der Büroimmobilienmarkt in Leipzig, während dort die Mieten noch ein moderates Niveau aufweisen.

Mit zunehmender Gewerbedichte steigt gleichermaßen der Wettbewerb um die Aufmerksamkeit von potentiellen Kunden und Geschäftspartnern. Damit steigt die Relevanz der telefonischen Erreichbarkeit erneut.

Telefon- und Büroservice: Konzept und Eignung

Ein externer Büroservice stellt ein Team für Telekommunikations-Leistungen dar. Die geschulten Mitarbeiter sind darauf spezialisiert, Aufgaben der Bürokommunikation kompetent zu bearbeiten, sei es die Anbahnung des Kundenkontakts oder die Terminvereinbarung mit Geschäftspartnern. Unter anderem bietet Büroservice24 rund um die Uhr Verfügbarkeit und gestattet Unternehmen damit ein hohes Maß an Flexibilität. Die Abrechnung der Kosten erfolgt in der Regel leistungsbezogen. Eine Gebühr für die Bereithaltung der Dienste sowie eine sekundengenaue Abrechnung der in Anspruch genommenen Leistung sorgen für eine transparente Kostenstruktur. Hierbei entstehen bei den meisten Anbietern keinerlei Vertragsbindungen.

Ein virtueller Büroservice stellt eine Alternative für ein festangestelltes Sekretariat dar. Speziell für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) ist dies eine wirtschaftliche Lösung, da eine feste Gehaltszahlung für eigenes Personal oftmals nicht umsetzbar ist. Gleichzeitig werden auch in kleineren Betriebe die geschäftlichen Anfragen ab einer gewissen Auftragslage zu zahlreich, als dass Chef oder Firmenleitung sie ohne zusätzliche Fachkräfte selbst übernehmen könnten. Besonders für jüngere Unternehmen und Gründer, die sich in der Konkurrenz erst noch behaupten müssen, ist die Gewährleistung ständiger Erreichbarkeit unabdingbar.

Fazit und Handlungsempfehlungen

Als erfolgsrelevanter Faktor verlangt die telefonische Erreichbarkeit nach flexiblen und wirtschaftlichen Lösungen. Speziell Gründer und KMU sind darauf angewiesen, Kunden und Geschäftskontakte zu gewinnen und zu binden. Eine eigene Abteilung für Bürokommunkation ist mit hohen Investitionen und Folgekosten verbunden. Daher empfiehlt sich das Outsourcing dieses Tätigkeitsbereichs in Form eines geschulten externen Büroservices. Insbesondere im Fall schwankender Auftragslage kommen weitere Vorteile eines Büroservices zum Tragen. Dank der umfassenden Erfahrung der Mitarbeiter und der leistungsbezogenen Abrechnung lässt sich die Arbeit präzise auf die jeweiligen Anforderungen abstimmen. (ta)

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